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Thalys

Vertraulichkeit der Rekrutierung

Thalys[1] ist auf die Achtung Ihrer Privatsphäre bedacht.  Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und sie unter strikter Einhaltung der Datenschutzgesetzgebung vollkommen transparent zu verarbeiten. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sich mit unserer Vertraulichkeitspolitik vertraut zu machen.

Ziel dieser Vertraulichkeitspolitik ist es, Sie möglichst vollständig und leicht zugänglich über die Art und Weise zu informieren, wie wir personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich für eine Stelle bei Thalys bewerben. In dieser Politik wird erklärt:

1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist. Wer der wichtigste Ansprechpartner in Sachen personenbezogener Daten ist. Wer betroffen ist.

2. Welche Daten holen wir ein?

3. Zu welchen Zwecken und auf welchen juristischen Grundlagen werden sie verarbeitet?

4. Wie schützen wir Ihre Daten?

5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

6. Was sind Ihre Rechte und wie können Sie sie ausüben?

7. Wo können Sie im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch Thalys Klage einreichen?

8. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

9. Wie kann man sich über mögliche Änderungen dieser Vertraulichkeitspolitik informieren?


1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist. Wer der wichtigste Ansprechpartner in Sachen personenbezogener Daten ist. Wer betroffen ist.

"THI Factory"[2] und "Thalys International"[3] (nachstehend kurz "Thalys" genannt) sind für die Verarbeitung der ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verantwortlich. Dies bedeutet, dass wir, Thalys, die Ziele und die Mittel zur Verarbeitung dieser Daten festlegen und dass wir Ihre Ansprechpartner sowie die Ansprechpartner der Kontrollbehörden (belgische Datenschutzbehörde und andere europäische Kontrollbehörden) für alle die Nutzung dieser Daten betreffenden Fragen sind.

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ("Data Protection Officer" oder "DPO") ernannt, der als exklusiver Ansprechpartner unseres Unternehmens auftritt und folgendermaßen zu erreichen ist:

Data Protection Officer

data.protection@thalys.com

 

Unsere Vertraulichkeitspolitik betrifft alle Personen, deren persönliche Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses verarbeitet werden.


2. Welche Daten holen wir ein?                                                   

Ihre personenbezogenen Daten (nachstehend kurz "Ihre Daten" genannt) sind Daten, anhand derer Sie direkt (wie Ihr Name und Vorname, die ihre sofortige Identifizierung ermöglichen) oder indirekt (Daten wie Ihre Postleitzahl, Ihre Telefonnummer oder Ihre Vertragsnummer) identifiziert werden können. 

Wir erheben und verarbeiten persönliche Daten, die Sie uns direkt (durch Zusendung Ihres Lebenslaufs) oder Ihre persönlichen Daten, die uns von einer Personalvermittlung zur Verfügung gestellt werden.

Während unserer Interaktionen mit Ihnen müssen wir unter Umständen verschiedene Daten erheben:

·       Identifikationsdaten (Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, etc.)

·       Demografische Daten (z.B. Geschlecht, Sprache, Alter)

·       Bildungs- und Ausbildungsdaten (z.B. Ausbildung, Diplome, Zertifizierungen)

·       Berufliche Daten (frühere Arbeitsplätze und Arbeitgeber, Zeiten ohne Beschäftigung....);

·       Persönliche Fähigkeiten (Kommunikationsfähigkeiten, Organisations-/Managementfähigkeiten, digitale Fähigkeiten....);

·       Aufnahme von Bildern und Tönen;

·       Zusätzliche Informationen, die Sie uns mitteilen möchten

Thalys sammelt keine sensiblen Daten, wie z.B. Daten über Ihre Rasse oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder philosophische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben. Bitte beachten Sie, dass wir diese Daten, wenn Sie uns unaufgefordert sensible Daten (z.B. in Ihrem Lebenslauf) zur Verfügung stellen, bei der Einstellung nicht berücksichtigen, sondern für den in Abschnitt 8. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?


3. Zu welchen Zwecken und auf welchen juristischen Grundlagen werden sie verarbeitet?

Die Verarbeitung besteht aus einer beliebigen (manuellen oder automatisierten) Verarbeitung personenbezogener Daten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Personalbeschaffung, einschließlich:

·       ermöglichen es Ihnen, Ihren Lebenslauf oder Ihre Bewerbung online einzureichen;

·       sie in Bezug auf unsere vakanten Stellen zu bewerten;

·       Interviews organisieren (auch per Video und Telefon)

·       Bereiten Sie Ihren Arbeitsvertrag vor, um Ihnen einen Job anzubieten.

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, einen Rekrutierungsprozess einzurichten, der es uns ermöglicht, die besten Kandidaten auszuwählen und Ihnen die Positionen anzubieten, die am besten zu Ihnen passen.


4. Wie schützen wir Ihre Daten?

Thalys verpflichtet sich, die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten zu schützen und geeignete Sicherheitsmaßnahmen zur Einführung zu bringen, um den Verlust, die Zerstörung, die missbräuchliche Nutzung, die unbeabsichtigte Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten zu verhindern:

  • Durch die Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen im Zuge der Entwicklung der Technologie, in Abhängigkeit von den jeweiligen Bedürfnissen; 
  • Durch die Sicherstellung, dass die Daten unberechtigten Personen nicht zugänglich sind;
  • Durch die Durchführung regelmäßiger Backups und die Aufbewahrung dieser Daten auf gesicherten Servern; 
  • Durch die Löschung oder Anonymisierung Ihrer Daten bei Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Frist oder wenn Thalys diese für die Erreichung des bei ihrer Einholung verfolgten Ziels nicht mehr benötigt.

5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Thalys verpflichtet sich, Ihre Daten nicht an Dritte zu verkaufen, zu vermieten oder abzutreten.

Um unseren Rekrutierungsprozess zu erleichtern, (z.B. BANKESS herausgegebene Software DigitalRecruiters, die es ermöglicht, Stellenangebote zu verbreiten und Bewerbungen zu erfassen und zu bearbeiten), arbeiten wir mit spezialisierten Partnern zusammen, die als Leistungsanbieter auftreten und vertraglich an uns gebunden sind. Diese Partner müssen folglich unsere Anweisungen befolgen und die Vertraulichkeit der im Namen von Thalys erhaltenen Daten sichern und sind in keinem Fall berechtigt, diese Daten zu einem anderen Zweck als die Leistungserbringung für Thalys zu verwenden.  

Thalys vergewissert sich, dass diese Leistungerbringer:

·       nur über solche Daten verfügen, die für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben notwendig sind und,

·       sich gegenüber Thalys dazu verpflichten, diese Daten einerseits auf sichere und vertrauliche Art und Weise zu behandeln und diese andererseits nur für die Erfüllung ihrer Aufgaben zu verwenden.

Transfers in das Ausland

Im Rahmen der Rekrutierung übermitteln wir Ihre Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

6. Was sind Ihre Rechte und wie können Sie sie ausüben?

In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung haben Sie das Recht, auf Ihre Person betreffende Daten Zugriff zu nehmen, diese zu berichtigen, zu löschen oder zu übertragen. In bestimmten Fällen haben Sie außerdem das Recht, sich ihrer Verarbeitung zu widersetzen oder diese einzuschränken.

Diese Rechte sind kostenlos und können jederzeit ausgeübt werden.

A.    Allgemeine Rechte 

-        Zugriffsrecht: Sie haben das Recht, auf Ihre Person betreffende Daten Zugriff zu nehmen und eine Kopie davon anzufordern.

-     Berichtigungsrecht: Wir ergreifen sämtliche nach vernünftigen Standpunkten vertretbaren Maßnahmen, damit die in unserem Besitz befindlichen Daten stets auf dem neuesten Stand sind und um eventuell fehlerhafte und für die Verarbeitung nicht mehr notwendige Daten zu löschen.

Wir fordern Sie auf, von Zeit zu Zeit auf Ihr Konto Zugriff zu nehmen (falls zutreffend), um Ihre Daten einzusehen und sich auf diese Weise zu vergewissern, dass sie auf dem neuesten Stand sind. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Daten nicht exakt oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, ihre Berichtigung zu fordern.

-       Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessen"): Unter bestimmten Umständen (zum Beispiel, wenn Sie Ihre Zustimmung rückgängig machen oder wenn die behandelten Daten für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr notwendig sind), haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu fordern.

-      Recht auf Verarbeitungsbeschränkung: Sie können die Beschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten anfordern; in diesem Fall werden Ihre Daten nicht mehr verarbeitet (werden jedoch aufbewahrt).

-      Recht auf Übertragung: Sie haben das Recht, zu fordern, dass die Daten, die Sie uns übermittelt haben Ihnen in einem strukturierten Format übertragen werden oder direkt von Thalys an einen anderen Verarbeitungsverantwortlichen übertragen werden.

-        Widerspruchsrecht

·       Beruht die Datenverarbeitung auf einem berechtigten Interesse haben Sie das Recht, sich ihr zu jeder Zeit zu widersetzen. Sie müssen jedoch wissen, dass Thalys in diesem Fall das Recht hat, Ihnen die berechtigten Gründe darzulegen, die die Fortsetzung der Verarbeitung rechtfertigen.

·       Sie haben zu jeder Zeit das Recht, sich kostenlos der Verarbeitung Ihrer Daten zu Direktmarketingzwecken zu widersetzen und Thalys kann in diesem Zusammenhang keine Ausnahme geltend machen. Dies beinhaltet auch das Recht, sich dem Profiling zu widersetzen, insofern es mit dem Direktmarketing im Zusammenhang steht.

B.    An wen können Sie sich wenden?

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie sich an unseren DPO (data.protection@thalys.com) wenden.

Wenn Sie uns eine Anfrage bezüglich Ihrer Rechte zusenden, achten Sie darauf, Ihre vollständigen Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adressen, vollständige Anschrift) anzugeben, und wir bitten Sie außerdem, eine Kopie der Vorder- und Rückseite Ihres Ausweises beizufügen, um einen jeden Missbrauch zu vermeiden und die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.


7. Wo können Sie im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch Thalys Klage einreichen?

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Datenschutzgesetzgebung verletzt wurde, haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde unter folgender Adresse Klage zu erheben:

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35

B - 1000 Brüssel

Tel.: +32 2 504 48 00

E-Mail: commission@privacycommission.be


 

8. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wenn Ihre Bewerbung zu einem Arbeitsverhältnis führt, bewahren wir Ihre Daten für die Zeiträume auf, die durch das belgische Gesetz und unsere Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter festgelegt sind.

 Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, bewahren wir Ihre Daten maximal sechs Monate nach Abschluss des Einstellungsverfahrens auf, falls eine andere, Ihrer Bewerbung entsprechende Stelle frei wird.


9. Wie kann man sich über mögliche Änderungen dieser Vertraulichkeitspolitik informieren?

Angesichts unserer sich verändernden Welt, in der sich die Technologien ständig weiterentwickeln kann auch die vorliegende Vertraulichkeitspolitik Änderungen unterworfen sein.

Wir fordern Sie deshalb auf, die jüngste Online-Version dieser Politik regelmäßig einzusehen, und werden Sie über die Website oder unsere anderen üblichen Informationskanäle (z.B. per E-Mail) über sämtliche Anpassungen der Vertraulichkeitspolitik regelmäßig informieren.


[1]Die vorliegende Vertraulichkeitspolitik entspricht der von den Unternehmen THI Factory und Thalys International verfolgten Politik.

[2] Das Unternehmen "THI Factory" ist eine Aktiengesellschaft mit Sitz in 4, Place Marcel Broodthaers - 1060 Brüssel, Belgien, eingetragen im Handels- und Firmenregister von Brüssel unter der USt.Id.-Nr. BE 0541.696.005.

[3] Das Unternehmen "Thalys International" ist eine Genossenschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz in 4, Place Marcel Broodthaers - 1060 Brüssel, Belgien, eingetragen im Handels- und Firmenregister von Brüssel unter der USt.Id.-Nr. BE 0455.370.557.