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Thalys

Politique de confidentialité pour le recrutement

Thalys[1] est soucieuse du respect de votre vie privée.  Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect de la législation en matière de protection de la vie privée, en toute transparence. Prenez quelques minutes pour vous familiariser avec notre Politique de confidentialité pour le recrutement.

L’objectif de cette Politique de confidentialité est de vous informer, de la manière la plus complète et aisée possible, sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous postulez pour un emploi chez Thalys. Elle explique :

1. Qui est « responsable du traitement » ? Qui est la personne de contact privilégiée « DPO » ? Qui est concerné ?

2. Quelles données collectons-nous ?

3. À quelles fins et sur quelles bases juridiques vos données sont-elles traitées ?

4. Comment protégeons-nous vos données ?

5. A qui vos données sont-elles transférées ?

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

7. Où pouvez-vous porter plainte au sujet du traitement de vos données par Thalys ?

8. Combien de temps conservons-nous vos données ?

9. Comment rester au courant des modifications apportées à cette Politique de confidentialité ?


 

1. Qui est « responsable du traitement » ? Qui est la personne de contact privilégiée « DPO » ? Qui est concerné ?

« THI Factory »[2] et « Thalys International »[3] (ci-après « Thalys » ou « nous ») sont les responsables du traitement de vos données à caractère personnel que vous partagez avec nous pendant le recrutement. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données et que nous sommes votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle (l’Autorité belge de protection des données et les autres autorités de contrôle européennes) pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci.

Nous avons désigné comme point de contact unique au sein de notre compagnie un délégué à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

Data Protection Officer

data.protection@thalys.com

 

Notre Politique de confidentialité concerne toutes les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées, pendant le recrutement.  



2. Quelles données collectons-nous ?

Vos données à caractère personnelle (ci-après « vos données ») sont des données permettant de vous identifier soit directement (des données telles que votre nom et prénom permettent votre identification immédiate), soit indirectement (des données telles que votre code postal ou votre numéro de téléphone permettent votre identification de manière indirecte). 

Nous collectons et traitons les données personnelles que vous nous fournissez directement (en envoiyant votre CV), ou vos données personnelles qui nous sont fournies par une agence de recrutement.

Lors de nos interactions avec vous, nous pouvons être amenés à collecter différentes données, notamment :

·       données d’identification (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail…) ;

·       données démographiques (telles que le sexe, la langue, l’âge) ;

·       données d’éducation et formation (telles que formations, diplômes, certifications) 

·       données professionnelles (emplois et employeurs précédents, périodes sans emploi…) ;

·       compétences personnelles (compétences en communication, compétences organisationnelles/ managériales, compétences numériques…);

·       enregistrement d’images et de sons ;

·       Informations complémentaires que vous choisissez de nous communiquer

 

Thalys ne collecte pas des données sensibles, telle que des données révélant votre race ou origine ethnique, vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé ou votre vie sexuelle. Sachez que si vous choisissez de nous communiquez des données sensibles non sollicitées (par exemple dans votre CV), nous n'allons pas les prendre en compte lors du processus de recrutement, mais nous allons les stocker pendant la période précisée dans la section 9. Combien de temps conservons-nous vos données ?



3. À quelles fins et sur quelles bases juridiques vos données sont-elles traitées ?

Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée à caractère personnel. Nous traitons vos données à des fins de recrutement y compris pour :

·       vous permettre de déposer votre CV ou de soumettre votre candidature en ligne ;

·       les évaluer par rapport à nos postes vacants ;

·       organiser des interviews (y compris par visio et téléphone)

·       préparer votre contrat de travail pour vous offrir un poste.

Il est dans notre intérêt légitime de mettre en place un processus de recrutement qui nous permette de choisir les meilleurs candidats et de vous proposer les postes qui vous correspondent le mieux.



4. Comment protégeons-nous vos données ?

Thalys s’engage à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données et à mettre en place des mesures de sécurité appropriées afin d’éviter la perte, la destruction, l’usage abusif, la modification involontaire ou la divulgation de vos données :

  • En actualisant les mesures de sécurité au fil de l’évolution de la technologie, selon les besoins ;  
  • En s’assurant que vos données ne soient pas accessibles à des personnes non autorisées ;
  • En procédant à des back-ups périodiques, en stockant ces données sur des serveurs sécurisés ;
  • En supprimant ou anonymisant vos données à l’expiration de la période légale ou contractuelle ou si Thalys n’en a plus besoin pour l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte.


5. A qui vos données sont-elles transférées ?

Thalys s’engage à ne pas vendre, louer ou céder vos données à des tiers.


A.    Sous-traitants pour le compte de Thalys

Pour gérer notre processus de recrutement nous faisons appel à des partenaires spécialisés qui agissent comme sous-traitants et sont liés contractuellement à nous (par exemple le logiciel DigitalRecruiters, édité par la société BANKESS, permettant de diffuser des offres d’emploi, de collecter des candidatures et de les gérer). Ceux-ci doivent alors suivre nos instructions et respecter la confidentialité des données reçues au nom de Thalys et ne peuvent en aucun cas les utiliser dans un but autre que l’exécution de prestations pour le compte de Thalys.   

Thalys s’assure que ces sous-traitants :

·       ne disposent que des données qui sont nécessaires à l’exercice de leurs tâches et,

·       s’engagent vis-à-vis de Thalys à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour l’exécution de leurs tâches.

B.    Transferts à l’étranger

Dans le cadre de recrutement, vos données ne sont pas transférées à des sous-traitants situés en dehors de l'Espace Economique Européen.


6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément à la législation, vous disposez d'un droit d'accès, d’un droit de rectification, d’un droit de suppression et d’un droit à la portabilité des données qui vous concernent. Dans certains cas, vous avez également le droit de vous opposer à leur traitement ou de limiter celui-ci.

Ces droits sont gratuits et peuvent être exercés à tout moment.

A.    Droits généraux 

-        Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder aux données qui vous concernent et d’en recevoir une copie.

-        Droit de rectification : nous prenons toutes les mesures raisonnables pour que les données que nous détenons soient à jour et pour supprimer les données qui s’avèrent erronées ou qui ne sont plus nécessaires au traitement.

-        Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : dans certaines circonstances (par exemple lorsque vous retirez votre consentement ou lorsque les données traitées ne sont plus nécessaires pour la finalité du traitement), vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données.

-        Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, auquel cas vos données ne seront plus traitées (mais seront conservées).

-        Droit d’opposition 

·       Lorsque le traitement de vos données est basé sur un intérêt légitime, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment. Cependant, sachez que dans ce cas, Thalys a le droit de vous présenter ses motifs légitimes justifiant la poursuite du traitement.

·       Vous avez toujours le droit de vous opposer, à tout moment et sans frais, au traitement de vos données dans le cadre du direct marketing et aucune exception ne peut vous être opposée par Thalys. Cela comprend également le droit de vous opposer au profilage dans la mesure où il est lié au direct marketing.

B.    A qui vous adresser ?

Pour exercer vos droits, il vous suffit de vous adresser à notre DPO (data.protection@thalys.com).

Quand vous nous envoyez une demande relative à vos droits, veillez à nous renseigner vos coordonnées complètes (nom, prénom, email(s), adresse postale complète). Nous vous prions également d’y joindre une copie recto/verso de votre carte d’identité, ceci afin d’éviter des abus et pour garantir la sécurité de vos données.



7. Où pouvez-vous porter plainte au sujet du traitement de vos données par Thalys ?

Si vous estimez qu’il y a une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez le droit d’introduire une plainte relative au traitement de vos données auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Tél : +32 2 274 48 00

Mail : commission@privacycommission.be



8. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Si votre candidature aboutit à une relation de travail nous conserverons vos données pendant les périodes déterminées par la loi belge, et précisée dans notre Politique de Confidentialité pour les employées.

 Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos données pendant une période maximale de six mois après la fin de la procédure de recrutement, pour le cas où un autre poste correspondant à votre candidature se libérerait.



9. Comment rester au courant des modifications apportées à cette Politique de confidentialité ?

Dans un monde qui change et où les technologies évoluent sans cesse, nous attirons votre attention sur le fait que cette Politique de confidentialité est susceptible de subir des modifications.

Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version en ligne de cette Politique et nous vous informerons via le Site internet ou par les autres canaux de communication habituels (par exemple, par e-mail) de toute adaptation de la Politique de confidentialité.


[1]La présente Politique de confidentialité représente la politique adoptée et suivie par les sociétés THI Factory et Thalys International

[2] La société « THI Factory » est une SA ayant son siège à 4, Place Marcel Broodthaers - 1060 Bruxelles, Belgique et inscrite au Registre des Personnes Morales de Bruxelles, sous le numéro d’entreprise TVA BE 0541.696.005.

[3] La société « Thalys International » est une SCRL ayant son siège à 4, Place Marcel Broodthaers – Bruxelles, Belgique et inscrite au Registre des Personnes Morales de Bruxelles, sous le numéro d’entreprise TVA BE 0455.370.557.